Fokusskolan: Hantera avbrott

VÅR PÅGÅENDE BLOGGSERIE DÄR VI GÅR PÅ DJUPET MED VAD FOKUS ÄR OCH HUR DET PÅVERKAR DIG I DIN VARDAG

Mängden störningsmoment och avbrott har ökat markant på många arbetsplatser de senaste åren. Det tar flera minuter för hjärnan att hitta tillbaka till koncentrationen efter varje avbrott, något som kräver mycket energi från hjärnan. Att bli utsatt av för många avbrott under en dag har en effekt på våra stressnivåer och hur vi mår. Avbrotten kan ta två olika former: interna avbrott som orsaka av oss själva, och externa avbrott som orsakas av andra eller teknik.

 

Interna avbrott

Man räknar med att vår egen hjärna står för hälften av alla avbrott i vår koncentration under en dag. Det är vårt automatiska system som konstant ger oss påminnelser och tar olösta problem till en medveten nivå.

 

Men det går att avlasta hjärnan. Ett sätt att göra det på är genom en enkel övning som vi kan kalla ”tömma huvudet”. Den går ut på att skriva en lista med allt som måste göras eller problem som måste lösas, så att hjärnan slipper avbryta oss med olika påminnelser. Lägg sedan in uppgifterna eller problemen i dagens, veckans eller månadens att göra-lista. På så sätt vet hjärnan att ”nu blir det gjort” och kan släppa informationen och slutar därmed ge oss påminnelser.

 

När det kommer till känslomässiga problem kan det vara bra att bolla problemet med någon annan för att få nya infallsvinklar och komma vidare. Konflikter med starka känslor är svåra att hålla borta, därför är det bra att lösa dessa problem direkt.

 

Externa avbrott

Kontorslandskap är en relativt improduktiv arbetsmiljö om man har behov att utföra koncentrerat arbete. Att få sitt personliga utrymme invaderat av andra med avbrott från höga samtal, frågor och mobiltelefoner kan både vara störande och stressande. En lösning kan vara att testa kontorstypen ”Aktivitetsbaserat kontor” som bygger på att individen själv väljer arbetsställe beroende på vilken arbetsuppgift som ska utföras.

 

Här kommer fyra tips för att hantera avbrotten i kontorslandskap:

 

Avskärma dig

När du ska utföra ett arbete med hög koncentration, sätt dig där du inte kan bli avbruten av dina kollegor. Det kan vara i ett konferensrum, bibliotek eller hemma.

 

Hörlurar

Använd hörlurar om du inte har en bärbar dator med möjlighet att gå iväg och avskärma dig.

 

Regler

Skapa gemensamma regler om frågor och andra avbrott på kontoret för att få mer ro.

 

Respekt

Lär dina kollegor respektera din arbetsro. Behöver verkligen alla frågor besvaras genast? Ge motfrågor och låt personen tänka själv; i ett längre perspektiv är detta nyttigt för båda parter.